Modifications rétroactives des indemnités journalières à l’étranger depuis le 1er janvier 2025

Dans sa circulaire Circulaire 2025/C/70 du 27 octobre 2025, publiée par le SPF Finances, l’administration fiscale belge a précisé d’importants changements concernant les indemnités journalières forfaitaires octroyées pour les missions professionnelles à l’étranger. Ces modifications sont rétroactives : elles s’appliquent dès le 1er janvier 2025.

Quel est le régime d’application ?

Une entreprise peut verser à un salarié ou à un dirigeant une indemnité journalière forfaitaire non imposable pour couvrir des frais engagés à l’étranger (repas, collations, transports locaux, communications, petites dépenses). Cette indemnité ne couvre niles frais de logement ni les frais de déplacement aller-retour. Ces derniers doivent être remboursés sur base de justificatifs.

Qu’est-ce qui change dès le 1er janvier 2025 ?

Avant cette date, plusieurs conditions limitaient l’octroi de l’indemnité :

• Une absence minimale de 10 heures était exigée pour qu’une journée soit considérée comme jour de mission à l’étranger ;
• Les jours de départet deretour donnaient lieu à une indemnité réduite de moitié ;
• Avec la nouvelle circulaire :
• La durée minimale de 10 h est supprimée. Toute mission peut désormais donner droit à l’indemnité, peu importe sa durée ;
• L’indemnité n’est plus réduite de 50 % les jours de départ et de retour. En revanche, si l’employeur prend en charge le logement et que ce dernier inclut certains repas (déjeuner, dîner) ou petites dépenses, l’indemnité devra être réduite en pourcentage :
  • 35 % pour un déjeuner ;
  • 45 % pour un dîner ;
  • 20 % pour les menues dépenses.

Pourquoi cette rétroactivité et quels effets ?

Le but est de simplifier les conditions d’octroi et de renforcer la sécurité juridique pour les entreprises et travailleurs concernés. En retirant la condition des 10 h et la réduction de moitié, l’administration facilite l’application de ce régime. Toutefois, la réduction en pourcentage reste un principe de bon usage lorsque d’autres frais sont déjà couverts.

L’effet pratique : les employeurs doivent revoir leurs politiques de prise en charge des missions à l’étranger, recalculer les indemnités accordées depuis le 1er janvier 2025, et s’assurer d’appliquer les nouvelles règles en cas de contrôle.

Points d’attention pour l’employeur

• Vérifier que toute indemnité journalière respectait les montants maximaux par pays ;
• Pour les jours de départ et retour : corriger la réduction de moitié antérieure mais appliquer les réductions en pourcentage le cas échéant ;
• Si le logement est remboursé ou pris en charge et comprend repas/dépenses, anticiper les ajustements ;
• Conservez la documentation et les pièces justificatives pour un contrôle fiscal, afin de démontrer que l’indemnité relevait bien des « dépenses propres à l’employeur ».