Registratie van de arbeidstijd: nationale verplichting vanaf 2027

België stevent af op een algemene verplichting tot registratie van de arbeidstijd die vanaf 1 januari 2027 voor alle werkgevers zal gelden. Deze ontwikkeling is geen op zichzelf staande beslissing: ze geeft concreet vorm aan de eis die voortvloeit uit de Europese jurisprudentie (HvJ-EU, 2019) – volgens welke de lidstaten moeten zorgen voor een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem om de dagelijkse arbeidstijd te meten – en weerspiegelt de nationale politieke wil om de naleving van het arbeidsrecht beter te controleren en misbruik te bestrijden.

Wat verandert er concreet?

Vanaf 2027 moet elke werkgever beschikken over een systeem voor het registreren van de effectieve werktijden van zijn werknemers. De vorm van het systeem wordt niet dogmatisch opgelegd: de verplichting is gericht op het resultaat (objectiviteit, betrouwbaarheid, toegankelijkheid van de gegevens) en laat bedrijven technische speelruimte. Een eenvoudige handmatige tabel is alleen aanvaardbaar als deze voldoet aan de betrouwbaarheidseisen; in de praktijk zullen de meeste kmo’s en grote ondernemingen kiezen voor een digitale oplossing (badge, terminal, cloudsoftware, HRIS-integratie).

Waarom deze verplichting?

Er zijn drie belangrijke doelstellingen:

• Zorgen voor naleving van de maximale werktijden en rusttijden (voorkomen van overmatig werken).
• Een einde maken aan bepaalde flexibele praktijken die niet worden gedocumenteerd (niet-geregistreerde uren, misbruik van de status van “zelfstandige”).
• De transparantie bij sociale controles en de leesbaarheid van de loonkosten verbeteren.

Praktische gevolgen voor de werkgever

• Investering: implementatie van een tool (software, hardware) + aanpassing van de HR-procedures.
• Gegevensbescherming: het register bevat persoonsgegevens; de AVG moet worden nageleefd (minimalisatie, bewaartermijn, beperkte toegang, rechtsgrondslag).
• Sociale onderhandelingen: het is verstandig om de sociale partners onmiddellijk bij het proces te betrekken — aanpassing van het arbeidsreglement, informatieverstrekking aan de personeelsvertegenwoordigers, opleiding van managers.
• Controles: documenten die bij een controle moeten worden overgelegd (export van het register, bewijsstukken van overuren, enz.). Bij niet-naleving zijn sancties mogelijk (boetes, rectificaties).

Aandachtspunten

• De reikwijdte: thuiswerk, mobiel werken, wachtdiensten — allemaal zaken die contractueel en technisch moeten worden vastgelegd.
• Het gebruik van een unieke badge moet goed worden overwogen (risico op overmatige controle, imago van het management).
• Start-ups en zeer kleine bedrijven moeten een evenredige oplossing integreren: er bestaan voordelige en moduleerbare cloudtools.