Retroactieve wijzigingen van de dagelijkse vergoedingen voor buitenlandse opdrachten vanaf 1 januari 2025

In zijn circulaire Circulaire 2025/C/70 van 27 oktober 2025, gepubliceerd door de Federale Overheidsdienst Financiën, heeft de Belgische belastingdienst belangrijke wijzigingen verduidelijkt met betrekking tot de forfaitaire dagelijkse vergoedingen die worden verstrekt voor professionele missies in het buitenland. Deze wijzigingen zijn retroactief en gaan in vanaf 1 januari 2025.

Wat is het toepassingsregime?

Een bedrijf kan aan een werknemer of leidinggevende een niet-belastbare forfaitaire dagelijkse vergoeding betalen om kosten te dekken die in het buitenland zijn gemaakt (maaltijden, snacks, lokaal vervoer, communicatie, kleine uitgaven). Deze vergoeding dekt geen kosten voor accommodatie of heen- en terugreis. Deze laatste moeten worden vergoed op basis van de ingediende bewijsstukken.

Wat verandert er vanaf 1 januari 2025?

Voor deze datum waren er verschillende voorwaarden die de toekenning van de vergoeding beperkten:

• Er was een minimale afwezigheid van 10 uur vereist om een dag als missie in het buitenland te kunnen beschouwen;
• De vertrek- en terugkeerdagen gaven recht op een vergoeding van de helft van het normale bedrag;

Met de nieuwe circulaire:

• De minimale duur van 10 uur wordt afgeschaft. Elke missie kan nu recht geven op de vergoeding, ongeacht de duur;
• De vergoeding wordt niet langer met 50% verminderd op de vertrek- en terugkeerdagen. Als de werkgever echter de accommodatie verzorgt en deze maaltijden (lunch, diner) of kleine uitgaven omvat, moet de vergoeding als volgt worden verminderd:
  • 35% voor de lunch;
  • 45% voor het diner;
  • 20% voor kleine uitgaven.

Waarom deze retroactiviteit en wat zijn de effecten?

Het doel is om de voorwaarden voor het toekennen van de vergoedingen te vereenvoudigen en de juridische zekerheid voor de betrokken bedrijven en werknemers te vergroten. Door de voorwaarde van de 10 uur en de halve vergoeding te schrappen, vergemakkelijkt de administratie de toepassing van dit systeem. De procentuele vermindering blijft echter een goed gebruik wanneer andere kosten al gedekt worden.

Praktisch effect: Werkgevers moeten hun beleid voor buitenlandse opdrachten herzien, de vergoedingen die sinds 1 januari 2025 zijn verstrekt opnieuw berekenen en ervoor zorgen dat ze de nieuwe regels toepassen in geval van controle.

Aandachtspunten voor de werkgever

• Controleer of elke dagelijkse vergoeding de maximale bedragen per land respecteerde;
• Voor vertrek- en terugkeerdagen: corrigeer de eerdere halve vermindering, maar pas de procentuele verminderingen toe waar nodig;
• Als accommodatie wordt vergoed of verzorgd en maaltijden/uitgaven zijn inbegrepen, anticipeer dan op de nodige aanpassingen;
• Bewaar documentatie en bewijsstukken voor een belastingcontrole, om aan te tonen dat de vergoeding betrekking had op “kosten die eigen zijn aan de werkgever”.