Het gebruik van contante betalingen in zakelijke relaties wordt in België steeds strenger gereguleerd. Deze ontwikkeling past in een breder beleid ter bestrijding van belastingfraude, witwassen en de zwarte economie.
Voor zelfstandigen en kmo’s betekenen deze regels dat ze extra oplettend moeten zijn: contante betalingen blijven in bepaalde gevallen toegestaan, maar het gebruik ervan is voortaan sterk beperkt en onderworpen aan traceerbaarheidseisen.
Een duidelijke beperking van contante betalingen
In relaties tussen bedrijven (B2B) zijn contante betalingen tegenwoordig strikt gereglementeerd.
De belangrijkste regel is de volgende:
contante betalingen mogen niet hoger zijn dan 3.000 euro, of het nu gaat om een enkele factuur of om een reeks facturen die betrekking hebben op dezelfde transactie.
Deze beperking geldt ongeacht de gebruikte contante betaalmethode (bankbiljetten of munten) en heeft betrekking op alle zakelijke relaties tussen bedrijven, zelfstandigen of dienstverleners.
Wanneer het bedrag van de transactie deze drempel overschrijdt, moet de betaling verplicht worden uitgevoerd via een traceerbaar betaalmiddel, zoals een bankoverschrijving.
Een toenemende behoefte aan traceerbaarheid
Naast de beperking van contante betalingen hechten de autoriteiten bijzonder veel belang aan de traceerbaarheid van geldstromen.
Bij betalingen tussen bedrijven moet het mogelijk zijn om duidelijk vast te stellen:
• de herkomst van het geld;
• de identiteit van de betaler en de ontvanger;
• de aard van de transactie.
Elektronische betaalmiddelen (bankoverschrijvingen, elektronische betalingen of beveiligde platforms) bieden deze traceerbaarheid en krijgen daarom de voorkeur in handelsrelaties.
In dit verband kan overmatig gebruik van contant geld de aandacht trekken bij een belastingcontrole, met name als de betreffende transacties onvoldoende gedocumenteerd zijn.
Sancties bij niet-naleving
Het niet naleven van de regels inzake contante betalingen kan verschillende sancties tot gevolg hebben.
Wanneer de wettelijke limiet niet wordt nageleefd, kan een administratieve boete worden opgelegd. Deze kan oplopen tot 10 % van het bedrag dat in contanten is betaald boven de toegestane drempel.
Deze sanctie kan worden opgelegd aan elk van de partijen bij de transactie, zowel aan de betaler als aan de begunstigde.
Naast de administratieve boete kan het niet naleven van de regels ook een risico-indicator vormen bij een belastingcontrole of een onderzoek in het kader van de strijd tegen het witwassen van geld.
Een voorzichtige houding voor bedrijven
In de praktijk komen contante betalingen tussen bedrijven steeds minder vaak voor. Het merendeel van de zakelijke transacties verloopt tegenwoordig via elektronische betaalmethoden.
Voor zelfstandigen en kmo’s zijn er enkele eenvoudige principes om de risico’s te beperken:
• geef systematisch de voorkeur aan traceerbare betalingen;
• vermijd contante betalingen voor grote bedragen;
• bewaar een duidelijke documentatie van de transacties.
Deze voorzorgsmaatregelen zorgen er niet alleen voor dat de regelgeving wordt nageleefd, maar versterken ook de financiële transparantie van het bedrijf.
