Terugbetaling van kosten

Als uw vennootschap net is opgericht en nog geen regelmatige inkomsten genereert, kan het zijn dat u af en toe geld voorschiet om de kosten te dekken. Hoe kunnen deze kosten worden terugbetaald?

De eerste optie is de directe vergoeding. Telkens wanneer u een uitgave doet voor uw vennootschap en u deze persoonlijk betaalt, kunt u deze rechtstreeks van de vennootschap terugbetaald krijgen op uw privérekening. Deze vergoeding is een aftrekbare kost voor de vennootschap, zonder belasting voor u persoonlijk.

De factuur hoeft niet op naam van de vennootschap te staan. Zelfs als de factuur op uw persoonlijke naam wordt opgemaakt, kunnen de kosten door de vennootschap worden vergoed, op voorwaarde dat het geen zuiver privé-uitgaven zijn.

Het is essentieel om bewijsstukken te bewaren voor elke specifieke vergoeding. Bepaalde kosten kunnen ook op forfaitaire basis worden vergoed, zoals dagelijkse reiskostenvergoedingen.

Als de voorgeschoten kosten hoog zijn en niet onmiddellijk kunnen worden terugbetaald via een onkostenvergoeding, is een andere optie om ze op te nemen in de rekening-courant (R/C) als een lening aan uw vennootschap. Op die manier geeft u een lening aan uw vennootschap, zonder specifieke einddatum.

Rente op het creditsaldo van de R/C komt ten laste van de vennootschap. Deze rente is fiscaal aftrekbaar voor het bedrijf en er moet 30% roerende voorheffing worden ingehouden.

Het is cruciaal om de wettelijke rentevoet voor R/C-leningen na te leven (momenteel 5,7% voor 2023). Een hogere rente kan ertoe leiden dat de lening wordt geherkwalificeerd als dividend.

Elke onkostenvergoeding, rechtstreeks of via de R/C, moet worden vermeld op een fiscale fiche (fiche 281.20). Dit geldt ook voor forfaitaire vergoedingen. Er geldt echter een tolerantie als de factuur op naam van de vennootschap staat en u alleen de betaling voorschiet. In dat geval hoeft de vergoeding niet op een fiscale fiche te worden vermeld.